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Pour l'amélioration de la qualité de l'accueil en présence, trois outils de soutien sont compris : les systèmes dynamiques d'ordonnancement et de gestion de l'accueil en présence, le rendez-vous préalable et les écrans d'information (chacun d'eux avec différents niveaux d'implantation et de distribution actuellement). Parmi ceux-ci, le plus répandu et de loin est le réseau local.

Ce système dynamique de gestion d'accueil en présence consiste à ce que les fonctionnaires peuvent accueillir (sans se déplacer de leur table) tout client des différents groupes de demande de service et permettent de fournir un numéro à l'entrée à chaque citoyen indépendamment de la démarche qu'il doit réaliser et l'emplacement de celui-ci dans les différents postes.

Le système permet également de :

• Présenter les données statistiques confirmées de tout le réseau, informant sur les volumes de gestion et degré d'accomplissement des objectifs inclus dans les lettres de service.
• Visualiser en temps réel depuis tout poste du réseau l'ensemble de la gestion de l'accueil en présence : volume de clients qui attendent d'être accueillis ; temps moyens et maximums d'attente et d'accueil ; normes réalisées par chaque fonctionnaire qui accueille le public ou chaque service.
• Élaborer des rapports mensuels de suivi de l'accueil en présence.

Du point de vue du bureau d'accueil en présence et de son organisation, le système distingue les demandes de service qui peuvent être accueillies avec une rapidité relative (par exemple, moins de 5 minutes de temps d'attente) et demandes qui nécessitent, par leur nature et contenu, l'emploi d'un temps supérieur pour être traitées.

Pour cela, ce système a été constitué progressivement dans l'indicateur fondamental pour le contrôle, suivi et établissement des normes et engagements de qualité pour l'accueil en présence dans la Sécurité sociale étant implanté de manière majoritaire dans les bureaux locaux de la TGSS et de l'INSS.

Un des objectifs fondamentaux pour obtenir un bon accueil en présence est de garantir au citoyen/client, dans le mesure du possible, que son temps est également très important pour la Sécurité sociale (comme Administration souple et moderne qui aspire à être une référence dans l'Administration publique). L'évaluation des temps d'attente est d'une grande importante car dans les indices de perception par le citoyen de la qualité pour l'accueil en présence.

Cependant cet engagement n'est pas suffisant, dans le monde actuel, mais que le canal d'accueil en présence ou personnalisé doit être complété par l'établissement de canaux alternatifs et complémentaires d'accueil au public : Service d'accueil téléphonique intégral ou Siège électronique par Internet.