El marco jurídico del Sistema RED  se basa en la Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo, por la que se regula el Sistema de remisión electrónica de datos en el ámbito de la Seguridad Social.

Un requisito indispensable para operar en el Sistema RED  es disponer de un certificado electrónico. Este Certificado posibilita al ciudadano la realización de gestiones a través de INTERNET, garantizando la seguridad de las comunicaciones y otorgando validez legal a cualquier transacción electrónica que realice.

Para la obtención de dicho certificado, el ciudadano debe acreditar su identidad de forma presencial mediante DNI en las Oficinas de certificados electrónicos.

El certificado electrónico es personal e intransferible, y no sólo garantiza la seguridad de las comunicaciones, sino que además aporta validez legal.

La autorización al Sistema RED se concede a aquellas empresas, profesionales y demás sujetos que en el ejercicio de su actividad cumplimenten y presenten documentos de cotización en representación de los sujetos responsables de la obligación de cotizar.

Esta autorización se concede a los colectivos anteriormente descritos, en el ámbito de los siguientes regímenes:

• Régimen General, (incluidos: Régimen Especial de Artistas, Sistema Especial de Frutas Hortalizas y Conservas Vegetales, Sistema Especial de Manipulado y Empaquetado del Tomate Fresco, Sistema Especial de los Trabajadores Fijos Discontinuos que prestan sus servicios en las Empresas de Exhibición Cinematográfica, Salas de Baile, Discotecas y Salas de Fiesta, Sistema Especial de los Trabajadores Fijos Discontinuos que prestan sus servicios en Empresas de Estudio de Mercado y Opinión Pública, y Sistema Especial Agrario).
  
  
• Regímenes Especiales de los Trabajadores del Mar (Cuenta Ajena) y Minería del Carbón.

Los interesados, una vez recibida la información pertinente, y obtenido el certificado digital, presentarán la solicitud de autorización (formulario FR101) acompañada de los siguientes documentos:

• Fotocopia del documento identificativo (DNI, NIE, Pasaporte) del solicitante.
• Documentación que acredite la representación de la Personalidad Jurídica o de la Persona Física.
• En el caso de que la autorización sea del tipo Profesional Colegiado se requerirá además el certificado de Profesional Colegiado ejerciente.

Al margen de la documentación anterior, junto con la solicitud de autorización, se pueden realizar de manera conjunta la solicitud de asignación de CCCs/NAF a la autorización, presentando para ello la siguiente documentación, en función de si el autorizado RED y el NAF o CCCs a asignar tengan igual o distinto NIF:

• Formulario FR104: Para aquellos casos  en los que el autorizado RED y los CCCs y/o NAF a asignar o rescindir tengan el mismo NIF. En estos casos no se requiere el otorgamiento de representación al autorizado para que actúe en nombre del CCC o NAF ya que coincide con la identidad de ambos. Este formulario sólo ha de estar firmado por el usuario principal de la autorización, a este usuario principal no se le solicitará que acredite la representación de la empresa autorizada, ya que la acreditó en el momento de la solicitud de la autorización.
  
• Formulario FR103: Para aquellos casos en los que el Autorizado RED y el NAF a asignar tengan distinto NIF. En estos casos se requiere representación al autorizado para que actúe en nombre del afiliado. Deberá estar firmado siempre por el usuario principal de la autorización como por el afiliado o por el representante de éste.
  
• Formulario FR10: Este formulario se utilizará cuando el Autorizado RED y los CCCs a asignar tienen distinto NIF.

También es posible realizar la asignación de CCCs/NAF a través del servicio disponible en Sistema RED Online/ Gestión de Autorizaciones.  Al solicitar la asignación de un CCC o NAF el sistema comprobara si el NIF de la autorización coincide con el NIF del CCC o NAF a asignar. Si coincide lo asignará automáticamente. Si no coincide, la empresa deberá confirmar la asignación a través del servicio creado a tal efecto en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

El usuario principal de la autorización podrá dar de alta, baja o modificar datos a usuarios secundarios a través del servicio “Alta/Baja o Modificación de Usuarios Secundarios”, situado dentro del apartado “Gestión de Autorizaciones – Gestión de Usuarios Secundarios” del Sistema RED On Line.

No obstante lo anterior, con carácter excepcional se podrá presentar el formulario FR102 por el usuario principal de la autorización para solicitar altas, bajas o modificaciones de usuarios secundarios de manera presencial en las Administraciones. Igualmente el usuario secundario podrá solicitar su baja presentando el formulario FR102U presencialmente, siempre y cuando existan impedimentos suficientemente justificados para no poder realizar dicho trámite de forma telemática.

Como consecuencia de la resolución de la solicitud de autorización se emitirá documento de resolución estimatoria o denegatoria.

Sí, el no cumplimiento de las condiciones fijadas en la autorización puede ser motivo de suspensión o anulación de la misma.

Sí, pero únicamente en el caso de cambio de Titular de una autorización, en los que se produzca la sustitución de la persona que ostentaba la representación de la empresa o despacho para dicha autorización, o el cambio de razón social.

La responsabilidad de las actuaciones realizadas recae en todo caso sobre el autorizado, con independencia de quien las efectúe, y sin perjuicio de la responsabilidad que éste pueda exigir a los usuarios responsables de la actuación.

El usuario principal, es la persona que podrá dar de alta, baja o modificar datos a usuarios secundarios a través de la página Web de la Seguridad Social, utilizando la funcionalidad "Alta/Baja o Modificación de Usuarios Secundarios", situada dentro del apartado "Gestión de autorizaciones - Gestión de Usuarios Secundarios" en Sistema RED On Line.

Depende de la actividad de la empresa o despacho. En principio, existirá un único usuario principal y tantos usuarios secundarios como el titular autorizado necesite.

Cada usuario ligado a la autorización usará su certificado digital en cada operación que realice en el Sistema RED , de tal manera que cada actuación efectuada quedará ligada al originador de la misma.

El ámbito de las actuaciones a desarrollar en el marco del sistema RED se extiende a los códigos de cuenta de cotización de la empresa o en el caso de los profesionales colegiados  y terceros a los códigos de cuenta de las empresas que gestionan.

• En caso de que el NIF de la autorización sea igual que el NIF del CCC a asignar: El usuario deberá cumplimentar el siguiente formulario:
  
  
  • Formulario FR104: Para aquellos casos  en los que el autorizado RED y los CCs y/o NAF a asignar o rescindir tengan el mismo NIF. En estos casos no se requiere el otorgamiento de representación al autorizado para que actúe en nombre del CCC o NAF ya que coincide la identidad de ambos. Este formulario sólo ha de estar firmado por el usuario principal de la autorización, a este usuario principal no se le solicitará que acredite la representación de la empresa autorizada.
  
  

• En caso de que el NIF de la autorización sea distinto  que el NIF del CCC a asignar: El usuario deberá cumplimentar los siguiente formularios:

  • Formulario FR103: Para aquellos casos en los que el Autorizado RED y el NAF a asignar tengan distinto NIF. Se trata de supuestos en que se requiere representación al autorizado para que actúe en nombre del afiliado. Será utilizado por todos los tipos de autorizaciones. Deberá estar firmado siempre  por el usuario principal de la autorización, así como por el afiliado o por el representante de éste.
  • Formulario FR10: Autorización para actuar en representación de un Código de Cuenta de Cotización en el ámbito del Sistema RED. Este formulario se utilizará cuando el Autorizado RED y el o los CCCs a asignar tienen distinto NIF.
    

  También es posible realizar la asignación de CCCs/NAF a través del servicio disponible en Sistema RED Online/ Gestión de Autorizaciones.  Al solicitar la asignación de un CCC o NAF el sistema comprobará si el NIF de la autorización coincide con el NIF del CCC o NAF a asignar. Si coincide lo asignará automáticamente. Si no coincide, la empresa deberá confirmar la asignación a través del servicio creado a tal efecto en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

  Durante la fase de prácticas, que se detallará más adelante, el usuario sólo podrá operar con los tres CCCs de prácticas que había facilitado en la solicitud de la autorización.

Si, el usuario principal de la autorización puede dar de alta, baja o modificar a usuarios secundarios a través del Sistema RED. El usuario principal de la autorización puede igualmente consultar a todos los usuarios dados de alta en la autorización, o uno de ellos en concreto. Esta funcionalidad se encuentra ubicada en "Gestión de autorizaciones", dentro del menú de Servicios RED On-Line.

Si, cualquier usuario podrá consultar todos los Códigos de Cuenta de Cotización y NAFs, que se encuentran asignados a la misma en el momento de realizar la consulta, o uno de ellos en concreto. Esta funcionalidad se encuentra ubicada en el apartado de "Gestión de autorizaciones" dentro del menú de Servicios RED en Sistema RED On Line. 

Se puede solicitar la rescisión de un CCC o NAF a través del servicio disponible en Sistema RED Online/ Gestión de Autorizaciones/ Asignación Rescisión de CCC o NAF, o cumplimentando el formulario correspondiente (FR104 o FR115).