Au lieu de devoir présenter les documents en papier, le Système RED  vous permet d'envoyer les données que vous avez actuellement dans votre liste nominale de travailleurs (TC2), et son résumé (TC1), dans un format spécifique défini par la TGSS, au moyen de techniques télématiques.

Le champs d'action du Système RED concernant la cotisation comprend la présentation des documents suivants par moyens télématiques, en substitution des modèles actuels sur papier :

• TC2 : Régime général.
• TC2/4 : Régime spécial de l'industrie des mines de charbon.
• TC2/5 : Régime spécial des travailleurs de la mer.
• TC2/8 : Système Spécial Agricole (Journées Réelles).
• TC2/19 : Régime général des artistes.

En outre le Système RED permet, dans le domaine de la cotisation :

• La gestion automatique des liquidations créditrices (Solde Créditeur).
  
  
• La possibilité de réaliser le versement des cotisations par le biais des systèmes de :
  
  
  • Domiciliation sur compte.
    
  • Paiement électronique.

Ces méthodes de versement évitent d'avoir à remplir les modèles de la série TC1. Pour le système de Paiement électronique, la TGSS délivrera un Reçu de Liquidation de Cotisations qui substitue le modèle de versement actuel, TC1.

La procédure de cotisation dans le Système RED suit les étapes suivantes :

1. Votre logiciel de paie et gestion du personnel adapté génère un fichier qui contient les documents TC2 avec la structure et le contenu prédéterminés par la TGSS, au lieu de l'habituel imprimé sur papier.
   
   
2. A partir du logiciel de validation et adaptation (WinSuite32), préalablement installé, il faut sélectionner les fichiers de cotisation générés par votre logiciel de paie et qui se trouvent dans votre PC . A partir de ce logiciel vous pouvez sélectionner le fichier généré, le valider pour vous assurer que les données à envoyer sont adéquates, l'adapter et l'envoyer par Internet. Une copie de ce fichier sera sauvegardée dans votre ordinateur. Avec l'envoi sera jointe l'empreinte initiale, générée par la WinSuite32 au moment d'adapter les documents, qui sera recalculée par la TGSS pour s'assurer que l'envoi n'a pas été manipulé.

   Remarque : L'empreinte est un ensemble de caractères alphanumériques calculés par algorithmes mathématiques, qui résument le contenu d'un document. Il existe deux types d'empreinte :

   1. Empreinte initiale : Empreinte générée par la WinSuite32 pour tous les documents que l'utilisateur envoie à la TGSS. C'est un mécanisme de sécurité qui permet au destinataire de vérifier que le document reçu n'a pas été altéré depuis le moment où il a été envoyé par son expéditeur. S'il y avait quelque changement que ce soit dans le document, l'empreinte changerait et par conséquent elle serait différente de l'initiale.
      
   2. Empreinte finale : Empreinte qui accorde une validité légale devant tiers aux documents des utilisateurs. C'est l'empreinte envoyée par la TGSS à la boîte des utilisateurs lorsque la période de liquidation est fermée et que les fichiers sont traités.
   
   
3. Après avoir terminé la validation et adaptation du fichier, lorsque le bouton de connexion est activé, le module de "communications" de la WinSuite32 est activé automatiquement et se connecte à INTERNET pour envoyer les messages en attente. Lorsque la connexion à INTERNET est établie, le logiciel GISSCIDE s'ouvre automatiquement. Ce programme réalise les fonctions de sécurité nécessaires pour la transmission de fichiers, ce pourquoi il requiert le Certificat Digital (fichier .epf).
   
   Introduire le Certificat SILCON et votre mot de passe pour accéder au service et appuyer sur OK. Un cadenas apparaîtra dans la barre de tâches, qui indiquera que l'utilisateur a été validé correctement.
   
   Si la validation est correcte, l'écran correspondant à l'envoi de fichiers apparaîtra, et l'envoi sera réalisé. Le système vérifiera si l'utilisateur dispose de l'autorisation nécessaire pour effectuer les envois.
   
   L'utilisateur recevra instantanément un rapport d'envoi en confirmant l'arrivée du fichier à la TGSS, auquel il pourra accéder par le biais de l'option "Visualisation de messages reçus"
   
   dans la section "communications" de WinSuite32.
4. Lorsque les documents envoyés sont traités (ils peuvent contenir des erreurs), la TGSS lui envoie un message auquel il pourra accéder dans l'option "Visualisation de messages reçus" dans la partie "Communications" de WinSuite32. Dans ce message la TGSS lui fait savoir si les fichiers ont été traités correctement et en cas d'erreur, elle envoie le détail des erreurs détectées pour qu'il puisse les corriger. Durant la période de présentation, l'utilisateur peut envoyer un document de cotisation autant de fois qu'il le désire, tout en sachant qu'il remplacera celui reçu antérieurement dans sa totalité, à la condition que la période et le taux de liquidation ainsi que le CCC soient les mêmes.
   
   
5. Lorsque la période de liquidation est terminée, tous les fichiers sont consolidés et les empreintes finales correspondant aux TC2 remis sont créées.
   
   
6. Après avoir reçu les empreintes finales, la WinSuite32 fait les vérifications nécessaires et permet l'impression autorisée du document avec l'empreinte finale. Avec ces empreintes finales et la signature de la personne autorisée, ces documents sont authentifiés et sont valables après de tiers.