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Autorización y procedimientos administrativos
- ¿Cuál es el soporte legal del Sistema RED?
- ¿Qué necesita hacer antes de solicitar la autorización para poder operar en el Sistema RED?
- ¿Dónde se solicita autorización?
- ¿Quién puede solicitar la autorización?
- ¿Quién le atiende?
- ¿Qué documentación debe presentarse?
- ¿Qué documentación recibiré?
- ¿Puede suspenderse o anularse una autorización?
- ¿Es transferible?
- ¿Quién es responsable del uso de la autorización?
- ¿Cuántos usuarios pueden depender de una autorización?
- ¿Dónde enseñan a manejar el sistema?
- ¿Cómo se comunican los Códigos de Cuenta de Cotización sobre los que se actúa y se desea autorización?
- ¿Se puede consultar, dar de alta, baja o modificar a usuarios secundarios a través del Sistema RED?
- ¿Es posible consultar los CCCs/NAFs asignados a una autorización?
- ¿Es posible rescindir un CCC/ NAF asignado a una autorización?
El marco jurídico del Sistema RED se basa en la Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo, por la que se regula el Sistema de remisión electrónica de datos en el ámbito de la Seguridad Social.
Con la publicación de la Orden TIN 2777/2010 de 29 de octubre, por la que se modifica la Orden TAS 1562/2005 de 25 de mayo, por la que se establecen normas para la aplicación y desarrollo del Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 1415/2004 de 11 de junio, se establece la universalización del uso del Sistema RED para todas las empresas, contemplando como novedad destacada, la obligatoriedad de utilización del Sistema RED y la realización del pago a través de medios electrónicos.
Un requisito indispensable para operar en el Sistema RED es disponer del CertificadoSILCON de la Seguridad Social. Este Certificado posibilita al ciudadano la realización de gestiones a través de INTERNET, garantizando la seguridad de las comunicaciones y otorgando validez legal a cualquier transacción electrónica que realice.
Para la obtención de dicho certificado, el ciudadano debe acreditar su identidad de forma presencial mediante DNI en las Oficinas de certificados digitales.
El Certificado SILCON es personal e intransferible, y no sólo garantiza la seguridad de las comunicaciones, sino que además aporta validez legal.
Para empezar a operar a través del Sistema RED , es necesario solicitar una autorización, para lo cual puede dirigirse presencialmente a la Unidad de Atención al Usuario existente en cada una de las Direcciones Provinciales de esta TGSS. También puede solicitarse a través del Registro Electrónico de la Sede Electrónica.
Pueden solicitar autorización:
1) Empresas
2) Agrupaciones de empresas
3) Profesionales colegiados (graduados sociales, abogados, economistas, titulados en empresariales, titulados mercantiles y empresariales, y gestores administrativos y demás personas que en el ejercicio de su actividad profesional deban presentar o confeccionar documentación relativa a cotización y afiliación de empresas como representantes autorizados de éstas)
4) Entidades u organismos con concierto de asistencia sanitaria.
Esta autorización se concede a los colectivos anteriormente descritos, en el ámbito de los siguientes regímenes:
- Régimen General, (incluidos: Régimen Especial de Artistas, Sistema Especial de Frutas Hortalizas y Conservas Vegetales, Sistema Especial de Manipulado y Empaquetado del Tomate Fresco, Sistema Especial de los Trabajadores Fijos Discontinuos que prestan sus servicios en las Empresas de Exhibición Cinematográfica, Salas de Baile, Discotecas y Salas de Fiesta y Sistema Especial de los Trabajadores Fijos Discontinuos que prestan sus servicios en Empresas de Estudio de Mercado y Opinión Pública).
- Regímenes Especiales de los Trabajadores del Mar (Cuenta Ajena) y Minería del Carbón.
- Sistema Especial Agrario.
La Unidad de Atención al Usuario de su provincia a través del Servicio de Atención Telefónico de la TGSS que estará disponible de lunes a viernes en horario de 8 a 21:30, en el teléfono 901 50 20 50.
Los interesados, una vez recibida la información pertinente, y obtenido el Certificado SILCON, presentarán la solicitud de autorización acompañada de los siguientes documentos según los casos:
a) Empresa (el solicitante de la autorización pertenece a la propia entidad cuyos trámites van a ser gestionados en el sistema). En este caso, se acompañarán:
- Formularios TA101/1 y TA101/2 (que se podrá descargar de la página web del Sistema RED ), en el que se harán constar algunos datos técnicos.
- Fotocopia de DNI del titular de la autorización.
- Al margen de la documentación anterior, junto con la solicitud de autorización, se pueden realizar los siguientes trámites:
- Solicitud de asignación de CCCs/NAF a la autorización: Se deberá presentar la siguiente documentación, en función de si el autorizado RED y el NAF o CCCs a asignar tengan igual o distinto NIF:
- Formulario FR104: Para aquellos casos en los que el autorizado RED y los CCs y/o NAF a asignar o rescindir tengan el mismo NIF. En estos casos no se requiere el otorgamiento de representación al autorizado para que actúe en nombre del CCC o NAF ya que coincide con la identidad de ambos. Este formulario sólo ha de estar firmado por el titular de la autorización, a este titular no se le solicitará que acredite la representación de la empresa autorizada, ya que la acreditó en el momento de la solicitud de la autorización.
- Formulario FR103: Para aquellos casos en los que el Autorizado RED y el NAF a asignar tengan distinto NIF. En estos casos se requiere representación al autorizado para que actúe en nombre del afiliado. Deberá estar firmado siempre por el titular de la autorización como por el afiliado o por el representante de éste.
- Formulario FR104: Para aquellos casos en los que el autorizado RED y los CCs y/o NAF a asignar o rescindir tengan el mismo NIF. En estos casos no se requiere el otorgamiento de representación al autorizado para que actúe en nombre del CCC o NAF ya que coincide con la identidad de ambos. Este formulario sólo ha de estar firmado por el titular de la autorización, a este titular no se le solicitará que acredite la representación de la empresa autorizada, ya que la acreditó en el momento de la solicitud de la autorización.
b) Profesional Colegiado. A tal efecto, están reconocidos por el Sistema RED los siguientes Colegios: Graduados Sociales, Gestores Administrativos, Abogados, Economistas y Titulados Mercantiles y Empresariales.
- Los documentos a presentar son los mismos que en el apartado a).
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Al margen de la documentación anterior, junto con la solicitud de autorización, se pueden realizar los siguientes trámites:
- Solicitud de asignación de CCCs/NAF a la autorización: Se deberá presentar la siguiente documentación, en función de si el autorizado RED y el NAF o CCCs a asignar tengan igual o distinto NIF:
- Formulario FR104: Para aquellos casos en los que el autorizado RED y los CCs y/o NAF a asignar o rescindir tengan el mismo NIF. En estos casos no se requiere el otorgamiento de representación al autorizado para que actúe en nombre del CCC o NAF ya que coincide con la identidad de ambos. Este formulario sólo ha de estar firmado por el titular de la autorización, a este titular no se le solicitará que acredite la representación de la empresa autorizada, ya que la acreditó en el momento de la solicitud de la autorización.
- Formulario FR103: Para aquellos casos en los que el Autorizado RED y el NAF a asignar tengan distinto NIF. En estos casos se requiere representación al autorizado para que actúe en nombre del afiliado. Deberá estar firmado siempre por el titular de la autorización como por el afiliado o por el representante de éste.
- Formulario FR10: Autorización para actuar en representación de un Código de Cuenta de Cotización en el ámbito del Sistema RED y de las Notificaciones Telemáticas. Este formulario se utilizará cuando el Autorizado RED y el o los CCCs a asignar tienen distinto NIF.
- Formulario FR104: Para aquellos casos en los que el autorizado RED y los CCs y/o NAF a asignar o rescindir tengan el mismo NIF. En estos casos no se requiere el otorgamiento de representación al autorizado para que actúe en nombre del CCC o NAF ya que coincide con la identidad de ambos. Este formulario sólo ha de estar firmado por el titular de la autorización, a este titular no se le solicitará que acredite la representación de la empresa autorizada, ya que la acreditó en el momento de la solicitud de la autorización.
También es posible realizar la asignación de CCCs/NAF a través del servicio disponible en Sistema RED Online/ Gestión de Autorizaciones. Al solicitar la asignación de un CCC o NAF el sistema comprobara si el NIF de la autorización coincide con el NIF del CCC o NAF a asignar. Si coincide lo asignará automáticamente. Si no coincide, la empresa deberá confirmar la asignación a través del servicio creado a tal efecto en la Sede Electrónica de la Seguridad Social. - Solicitud de asignación de CCCs/NAF a la autorización: Se deberá presentar la siguiente documentación, en función de si el autorizado RED y el NAF o CCCs a asignar tengan igual o distinto NIF:
c) Tercero. Son aquellas personas físicas y jurídicas que, en el ejercicio de su actividad, confeccionan y/o presentan relaciones nominales y tramitan afiliaciones, altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores respecto de las empresas de los mencionados. En este caso los documentos a aportar son los mismos que en el apartado a) para solicitar la autorización.
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Al margen de la documentación anterior, junto con la solicitud de autorización, se pueden realizar los siguientes trámites:
- Solicitud de asignación de CCCs/NAF a la autorización: Se deberá presentar la siguiente documentación, en función de si el autorizado Red y el NAF o CCCs a asignar tengan igual o distinto NIF:
- Formulario FR104: Para aquellos casos en los que el autorizado RED y los CCs y/o NAF a asignar o rescindir tengan el mismo NIF. En estos casos no se requiere el otorgamiento de representación al autorizado para que actúe en nombre del CCC o NAF ya que coincide con la identidad de ambos. Este formulario sólo ha de estar firmado por el titular de la autorización, a este titular no se le solicitará que acredite la representación de la empresa autorizada, ya que la acreditó en el momento de la solicitud de la autorización.
- Formulario FR103: Para aquellos casos en los que el Autorizado RED y el NAF a asignar tengan distinto NIF. En estos casos se requiere representación al autorizado para que actúe en nombre del afiliado. Deberá estar firmado siempre por el titular de la autorización como por el afiliado o por el representante de éste.
- Formulario FR10: Autorización para actuar en representación de un Código de Cuenta de Cotización en el ámbito del Sistema RED y de las Notificaciones Telemáticas. Este formulario se utilizará cuando el Autorizado RED y el o los CCCs a asignar tienen distinto NIF.
El titular de la autorización podrá dar de alta, baja o modificar datos a usuarios secundarios a través de la página web de la Seguridad Social, utilizando la funcionalidad "Alta/Baja o Modificación de Usuarios Secundarios", situada dentro del apartado "Gestión de Autorizaciones - Gestión de Usuarios Secundarios" del Sistema RED On Line.
No obstante lo anterior, con carácter excepcional se podrá presentar el formulario FR102A por el titular de la autorización para solicitar altas, bajas o modificaciones de usuarios secundarios de manera presencial en las Administraciones. Igualmente el usuario secundario podrá solicitar su baja presentando el formulario FR102U presencialmente, siempre y cuando existan impedimentos suficientemente justificados para no poder realizar dicho trámite de forma telemática.
Como consecuencia de la resolución de la solicitud de autorización se emitirán los siguientes documentos:
- Documento de resolución estimatoria o denegatoria.
- Instrucciones de Instalación
- Manuales para la formación del usuario
- Información y normas relativas a pruebas y prácticas en el ámbito de cotización y afiliación.
Sí, el no cumplimiento de las condiciones fijadas en la autorización puede ser motivo de suspensión o anulación de la misma.
Sí, pero únicamente en el caso de cambio de Titular de una autorización, en los que se produzca la sustitución de la persona que ostentaba la representación de la empresa o despacho para dicha autorización, o el cambio de razón social.
La responsabilidad de las actuaciones realizadas recae en todo caso sobre el autorizado, con independencia de quien las efectúe, y sin perjuicio de la responsabilidad que éste pueda exigir a los usuarios responsables de la actuación.
El usuario principal, es la persona que podrá dar de alta, baja o modificar datos a usuarios secundarios a través de la página Web de la Seguridad Social, utilizando la funcionalidad "Alta/Baja o Modificación de Usuarios Secundarios", situada dentro del apartado "Gestión de autorizaciones - Gestión de Usuarios Secundarios" en Sistema RED On Line.
Cada uno de ellos debe tener su Certificado SILCON para poder actuar en el Sistema RED. Será responsabilidad del autorizado mantener actualizada la relación de usuarios acreditados a operar en el sistema, en el marco de su autorización.
Depende de la actividad de la empresa o despacho. En principio, existirá un único usuario principal y tantos usuarios secundarios como el titular necesite.
Cada usuario ligado a la autorización usará su Certificado SILCON en cada operación que realice en el Sistema RED , de tal manera que cada actuación efectuada quedará ligada al originador de la misma.
A través de las Unidades de Atención al Usuario, puede conocer el calendario de cursos y convocatorias a las que podrá asistir previa solicitud. Además se facilitará una Guía Básica del uso de Sistema RED en Internet, que facilitará la labor a los usuarios.
Una vez autorizado puede realizar pruebas o prácticas en el sistema sin que éstas causen ningún efecto administrativo.
El ámbito de las actuaciones a desarrollar en el marco del sistema RED se extiende a los códigos de cuenta de cotización de la empresa o en el caso de los profesionales colegiados a los códigos de cuenta de las empresas que gestionan.
- En caso de que el NIF de la autorización sea igual que el NIF del CCC a asignar: El usuario deberá cumplimentar el siguiente formulario:
- Formulario FR104: Para aquellos casos en los que el autorizado RED y los CCs y/o NAF a asignar o rescindir tengan el mismo NIF. En estos casos no se requiere el otorgamiento de representación al autorizado para que actúe en nombre del CCC o NAF ya que coincide la identidad de ambos. Este formulario sólo ha de estar firmado por el titular de la autorización, a este titular no se le solicitará que acredite la representación de la empresa autorizada, ya que la acreditó en el momento de la solicitud de la autorización.
- Formulario FR104: Para aquellos casos en los que el autorizado RED y los CCs y/o NAF a asignar o rescindir tengan el mismo NIF. En estos casos no se requiere el otorgamiento de representación al autorizado para que actúe en nombre del CCC o NAF ya que coincide la identidad de ambos. Este formulario sólo ha de estar firmado por el titular de la autorización, a este titular no se le solicitará que acredite la representación de la empresa autorizada, ya que la acreditó en el momento de la solicitud de la autorización.
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En caso de que el NIF de la autorización sea distinto que el NIF del CCC a asignar: El usuario deberá cumplimentar los siguiente formularios:
- Formulario FR103: Para aquellos casos en los que el Autorizado RED y el NAF a asignar tengan distinto NIF. Se trata de supuestos en que se requiere representación al autorizado para que actúe en nombre del afiliado. Será utilizado por todos los tipos de autorizaciones. Deberá estar firmado siempre por el titular de la autorización como por el afiliado o por el representante de éste.
- Formulario FR10: Autorización para actuar en representación de un Código de Cuenta de Cotización en el ámbito del Sistema RED y de las Notificaciones Telemáticas. Este formulario se utilizará cuando el Autorizado RED y el o los CCCs a asignar tienen distinto NIF.
También es posible realizar la asignación de CCCs/NAF a través del servicio disponible en Sistema RED Online/ Gestión de Autorizaciones. Al solicitar la asignación de un CCC o NAF el sistema comprobara si el NIF de la autorización coincide con el NIF del CCC o NAF a asignar. Si coincide lo asignará automáticamente. Si no coincide, la empresa deberá confirmar la asignación a través del servicio creado a tal efecto en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
Durante la fase de prácticas, que se detallará más adelante, el usuario sólo podrá operar con los tres CCCs de prácticas que había facilitado en la solicitud de la autorización.
Si, el titular de la autorización puede dar de alta, baja o modificar a usuarios secundarios a través del Sistema RED. El titular de la autorización puede igualmente consultar a todos los usuarios dados de alta en la autorización, o uno de ellos en concreto. Esta funcionalidad se encuentra ubicada en "Gestión de autorizaciones", dentro del menú de Servicios RED On-Line.
Si, cualquier usuario podrá consultar todos los Códigos de Cuenta de Cotización y NAFs, que se encuentran asignados a la misma en el momento de realizar la consulta, o uno de ellos en concreto. Esta funcionalidad se encuentra ubicada en el apartado de "Gestión de autorizaciones" dentro del menú de Servicios RED en Sistema RED On Line.
Se puede solicitar la rescisión de un CCC o NAF a través del servicio disponible en Sistema RED Online/ Gestión de Autorizaciones/ Asignación Rescisión de CCC o NAF, o cumplimentando el formulario correspondiente (FR104 o FR115).
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